Comment sécuriser, pérenniser et valoriser vos archives patrimoniales et historiques ?

Les archives ont toujours constitué un enjeu fondamental tant pour les autorités publiques que pour les entreprises privées. Véritable mémoire active de ces entités, la notion des archives a été encadrée par différentes lois et normes professionnelles afin d’en protéger leurs propriétaires.

Ainsi, les règlements juridiques ont statué sur la définition précise des archives, entendues comme étant un document disposant d’une date, d’une ou plusieurs informations et d’un format défini, allant du papier à la donnée numérique en passant par les objets, les supports numériques ou audiovisuels.

La loi du 3 janvier 1979 encadre précisément les archives, en faisant la distinction entre archives publiques et privées. L’article 1er de cette loi évoque l’intérêt public associé à une bonne conservation des archives et insiste sur l’importance des archives historiques pour les travaux de recherche. Aujourd’hui, ces dispositions se retrouvent dans le Livre II du Code du Patrimoine consacré aux Archives.

Concernant les archives dites privées, le Code du Patrimoine n’encadre que les documents présentant un intérêt historique et sont classés comme tel (il s’agit des articles L212-15 jusqu’à L212-372). Cela ne concerne donc qu’une infime minorité des archives privées.

Néanmoins, toute entité professionnelle doit avoir le même souci pour ses propres archives et identifier celles qui présentent un intérêt stratégique pour son activité. Dans cet article, nous allons voir les manières d’assurer une sécurité maximale sur ses archives tout en permettant une valorisation interne et externe de ces documents.

1. La sécurisation de vos documents

Afin de protéger au mieux votre entreprise ou votre entité publique contre les risques juridiques, il convient de prendre en compte certaines informations encadrant la gestion de vos archives. Les archives ne sont pas protégées par nature, les dirigeants d’entreprises ont donc la responsabilité d’assurer la sécurité de ces documents.
Il est absolument nécessaire de protéger l’accès à certaines données de votre entreprise comme le détail de vos clients, les opérations sensibles (comme la réponse à un appel d’offres ou à un marché public) ou encore des données plus anecdotiques comme une signature scannée.
N’oubliez pas que si la loi porte une distinction claire entre archives publiques et privées, cela porte la conséquence que toutes les archives privées n’ont pas vocation à être publiées. Il est préférable de se faire accompagner par des spécialistes en droit et en archivage pour choisir des solutions qui sécurisent la publication et la diffusion de vos documents internes.

2. Pérenniser et offrir une durabilité de vos archives

Ce point concerne tout autant les documents en format papier et ceux en format numérique qu’une structure professionnelle peut décider de mettre à l’archivage. La notion de dépôt est précisée par la loi du 14 mars 1804 qui a permis la création des articles 1927 à 1946 sur les obligations du dépositaire. Ces articles sont complétés par les articles 1947 et 1948 qui précisent les obligations de la personne physique ou morale qui dépose un document ou un bien.
Pour que les archives soient conservées dans des conditions optimales, elles doivent donc respecter des règles de sécurité strictes : le lieu du dépôt doit garantir leur intégrité et la conservation de ces biens ne doit pas menacer les autres biens déposés.
Même si ces dispositions du Code Civil ont été pensées au début du XIXe siècle pour les produits agricoles facilement périssables, leurs précautions restent encore d’actualité. En effet, le choix d’un entrepôt physique pour déposer ses archives doit répondre à des critères de surveillance, de sécurité et de protection des biens. Vous devez donc bien évaluer chaque solution de stockage de vos archives pour choisir la plus pertinente au regard de la valeur de vos documents.
Toutefois, cela s’applique également à l’archivage numérique qui génère les mêmes préoccupations. Rien n’est plus simple que de supprimer définitivement un document numérique, une donnée ou un visuel graphique. Pour éviter les risques élevés de perte – volontaire ou accidentelle – de vos documents numériques, il convient de choisir des espaces de stockage fiables et sécurisées. Par ailleurs, vous devez vous prémunir contre les formes de piratages qui existent sur le web. Ces cyber attaques peuvent voler des données précieuses pour votre activité et nuire à votre crédibilité – par exemple le vol des données personnelles et bancaires de vos clients peut vous conduire jusqu’à la cessation de votre activité.

 

3- Valoriser votre patrimoine documentaire

Nous avons vu l’importance de la sécurisation de vos archives, que ce soit sur les aspects réglementaires, de la protection des données ou de la conservation intégrale et authentique de ces documents.

Néanmoins, le fait que vos archives soient stockées à un endroit physique et/ou numérique ne signifie nullement qu’elles doivent être « retirées » de la circulation et que leur consultation devient impossible. Certains prestataires assurent des missions qui permettent de coupler protection des archives et consultation facilitée au quotidien.

L’entité publique ou privée concernée peut alors choisir la manière dont elle va valoriser et mettre en avant les données, objets, documents qu’elle aura stockés. Seulement, dans ce nouveau contexte, les solutions numériques offrent un bouquet d’options utiles dans l’exercice d’une activité professionnelle. Ainsi, des espaces de stockage numériques entièrement sécurisés existent et peuvent développer des logiciels professionnels qui s’intègrent aux pratiques de travail de l’entité concernée.

Il ne faut jamais oublier qu’une archive est une preuve. Elle indique, par les informations qu’elle comporte, des éléments fondamentaux pour la vie d’une personne morale, au-delà de son activité et de son secteur. Dans ce contexte, le métier de Record Management, entendu comme étant la mission d’organiser, gérer et optimiser le patrimoine documentaire et archivistique d’un organisme. La fonction de Record Management est encadrée par la norme professionnelle ISO 15489. Même si cette norme n’est juridiquement pas contraignante, il est obligatoire de s’y conformer pour prétendre aux certifications qui crédibilisent l’activité.

Le stockage des archives doit donc distinguer les documents qui ont encore un usage courant mais dont la valeur doit être protégée et d’autres documents dont la nature fait qu’ils ont dépassé la date d’usage courant. Dans ce second cas, il peut s’agir de documents sociaux ou fiscaux dont les dates de conservation légales ont été dépassées depuis plusieurs années mais que l’entité conserve à titre purement patrimonial. Il s’agit alors d’archives qui donnent des informations sur l’entité, sur son histoire, sur ses relations commerciales il y a plusieurs dizaines d’années, etc.

Le traitement documentaire est devenu un enjeu central dans un contexte de numérisation de la société. Un colloque international réunissant des professionnels, de grandes entreprises privées et publiques, a été organisé en février 2013 sur le thème de l’archivage numérique. Ce colloque a été organisé par plusieurs services ministériels – dont celui des Affaires Étrangères – preuve que ce thème représente un enjeu stratégique fort. Dans la vie des entreprises comme dans l’exécution des missions étatiques, la protection des données et des informations représente une des préoccupations majeures.

La société LOCARCHIVES accompagne depuis plus de 40 ans des clients de divers secteurs d’activité et des entreprises de toutes tailles. Actuellement à la tête d’un portefeuille de 6 000 clients, LOCARCHIVES œuvre chaque jour à la protection et à la préservation du patrimoine documentaire des organisations professionnelles.

 

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