Pourquoi devez-vous arrêter de suivre vos projets dans des tableurs ou diagrammes de Gantt ?

La gestion des projets est une tâche très délicate qui nécessite souvent l’actualisation des données à temps réel en fonction des obligations. Depuis certaines années, de multiples ingénieurs et experts en management de projets utilisent des tableurs ou diagrammes de Gantt afin de faciliter leurs travaux pour l’atteinte des objectifs des entreprises. Mais, ces derniers rencontrent des difficultés qui indiquent que vous devez arrêter de suivre vos projets dans des tableurs ou diagrammes de Gantt. Découvrez ici pourquoi vous devez le faire.

Origines du diagramme de Grantt ?

Un diagramme de Gantt est un instrument de gestion de projet qui expose les tâches à effectuer selon le temps. Les tâches y sont symbolisées par des barres horizontales. La taille de ces barres désigne la période de temps qui a été attribuée à la tâche.

En réalité, le premier diagramme de Gantt fut réalisé par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki dans les années 1890 pour ses investigations en techniques de gestion et de planification.

Mais, quinze années plus tard, c’est la version du diagramme mis en place par l’américain Henry Gantt qui fut définitivement adopté dans les pays de l’occident. Il faut préciser que l’inventeur était ingénieur et consultant en management.

Autrefois, la réalisation d’un diagramme de Gantt était lassante. Il devrait être arrangé de façon manuelle ou même reconstitué de toute pièce à chaque actualisation du projet. Cette exigence limitait énormément l’usage du diagramme, car la majorité des opérations faisaient l’objet de changements continuels. 

Avec l’évolution de la technologie et la naissance des logiciels de management, la gestion des projets a commencé à être facilitée, mais pas dans la totalité. Car de multiples raisons prouvent que vous devez arrêter de suivre vos projets dans les tableurs ou diagrammes de Gantt.

Quelles sont ces raisons ?

Comme tout autre instrument, les tableurs ou digrammes de Gantt ont des limites qui peuvent même conduire à des dérives. La plus récurrente est qu’ils se laissent diriger par les logiciels qui leur servent d’appui. Ces derniers sont très souvent riches et consommateurs de la matière première la plus rare en matière de gestion de projet : le temps de réflexion.

À tout cela, il faut noter qu’il existe de multiples points négatifs qui affectent la gestion normale de tous les paramètres des projets. Heuresement qu’il existe une alternative aux outils Project classiques !

Ils peuvent devenir extrêmement complexes

En dehors des projets les plus faciles, il existera de nombreuses tâches entreprises et des ressources employées pour concrétiser le projet. Toutefois, dès que le projet arrive à ce stade, il doit être obligatoirement géré par une minorité de personnes ou bien encore par un seul individu qui peut assurer la gestion de tous les détails.

En ce qui concerne les entreprises qui ne s’étaient pas familiarisées avec ce mode de management, parfois cela ne marche pas si bien. De plus, il faut noter qu’avec les diagrammes des Gantt, plusieurs grandes structures et organisations utilisent constamment un ou de multiples chefs de projet hautement qualifiés. Pour diverses raisons, ces types d’outils ne pourront pas si bien fonctionner dans une plus petite entreprise.

La taille de la barre n’affiche pas la quantité de travail

Chaque barre sur le diagramme affiche le moment au cours duquel une série de tâches spécifiques sera actualisée. Toutefois, en observant la barre pour un jeu particulier d’activités, vous ne pourrez pas affirmer de façon exacte le niveau des ressources indispensables pour la concrétisation de ces tâches. De fait, une barre courte peut nécessiter 500 heures homme au moment où une barre longue pourrait simplement nécessiter 20 heures homme. La barre la plus longue peut laisser penser à une tâche plus grande, alors qu’en réalité ce serait l’inverse.

Ils nécessitent une mise à jour régulière

Un planning de gestion de projets n’est jamais stationnaire dans le temps. Il est en constante évolution selon les aléas et les imprévus qui peuvent se produire en cours de projet. Si vous prenez l’initiative de faire usage du diagramme de Gantt, vous devez avoir la capacité de modifier simplement et régulièrement le diagramme. Si vous n’arrivez pas à le faire, il sera négligé. Alors, vous aurez encore besoin d’un logiciel pour l’effectuer à moins que vous ne mainteniez votre management de projet à un stade élevé.

Difficile à imprimer sur une feuille de papier

Les logiciels qui réalisent ces types de diagrammes doivent être visualisés sur un écran d’outil informatique, conventionnellement par segment, afin que le projet ait la capacité d’être vu en entier. Il devient alors difficile de présenter les détails du plan au cours d’une conférence.

En outre, vous avez la possibilité d’imprimer le diagramme, mais cette opération occasionnera communément un exercice complexe de « couper-coller ». Si vous devez obligatoirement le réaliser de manière constante, cela pourrait devenir un consommateur fastidieux de temps.

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