Optimiser la gestion de ses factures

La facturation est une partie cruciale de la gestion de trésorerie d’une entreprise, mais c’est une opération qui prend beaucoup de temps. Grâce à la révolution technologique, la dématérialisation s’intègre de plus en plus dans le processus de travail des enseignes. Ainsi, plusieurs logiciels dédiés ont vu le jour dans le but de faciliter les tâches quotidiennes des entreprises. Aujourd’hui, il y a également des logiciels de facturation. Alors, nous vous invitons à découvrir dans cet article les intérêts d’investir dans ce type d’outil performant, et quelques conseils utiles concernant le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins.

L’importance de la gestion de la facturation dans une entreprise

Avant d’entrer dans le vif du sujet, faisons tout d’abord le tour d’horizon de l’importance de la gestion de facturation dans une entreprise.

La gestion de la facturation est une tâche d’une importance capitale dans le cadre de la relation entre l’enseigne et ses clients. La facture est un document matérialisant la transaction financière relative à la vente ou à la prestation livrée. Son établissement est une opération primordiale déterminant l’obtention d’une comptabilité juste. La facture assure la traçabilité des produits ou services vendus. C’est un outil de gestion permettant le suivi des commandes, des stocks, des dettes et le tri des clients. Elle forme une pièce justificative en comptabilité mais également en fiscalité.

La facturation est également une opération obligatoire. En effet, le Code du Commerce exige pour toute activité professionnelle une facturation pour toutes les acquisitions de produits ou les prestations de services. Ceci est indispensable pour un suivi de l’État et pour le paiement de la TVA.

logiciel facturation

Alors, dès qu’une vente est effectuée, l’entreprise est tenue d’émettre une facture à son client avec toutes les mentions obligatoires dont l’identité du professionnel et son client, le numéro de la facture, l’objet de la vente, la quantité des articles vendus, le prix HT, le montant total de la TVA, les conditions d’escompte, les éventuelles remises de prix à la date de la vente… Sachez que chaque manque d’information peut être sanctionné par la loi. Quant à l’acheteur, il doit demander une facture s’il n’a rien reçu.

Recourir à des logiciels de facturation

Pour une gestion efficace des facturations, les tableurs Excel ne sont plus très pratiques. Grâce à l’avènement de nouvelles technologies, la dématérialisation des factures a le vent en poupe aujourd’hui. Tous les logiciels pour vos facturations sont disponibles en ligne.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Par définition, un logiciel de facturation désigne une solution informatique servant à automatiser la gestion des factures, des devis et le suivi des paiements. Selon le type de logiciel, certains permettent un suivi en temps réel du niveau de trésorerie de l’entreprise tout en autorisant les paiements en ligne. Il s’agit d’un assistant comptable des petites enseignes du genre TPE, PME ou PMI. Il existe également des catégories de logiciels adaptés aux autoentrepreneurs sans experts-comptables, aux professions libérales ou aux artisans du bâtiment.

Principe

Le logiciel de facture va créer les documents de manière automatique sur la base des modèles, en mettant la raison sociale de l’acheteur et du vendeur avec leurs adresses respectives, la date de la vente, le prix unitaire de la prestation, la date obligatoire du paiement de la facture, et les pénalités de retard en cas de non-règlement.

Le logiciel de devis de facturation permet d’accompagner l’entreprise dans l’élaboration de ses documents de gestion commerciale, et de ses tâches administratives. Il permet la création des contacts et des clients, un modèle de devis, un modèle de facture et un modèle de bon de commande.

Les logiciels de gestion commerciale permettent la gestion des marchandises, des relations fournisseurs et les stocks, ainsi que les relances clients.

Les types de factures réalisables avec un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation peut être utilisé pour la réalisation de différentes factures. Il peut vous servir pour l’élaboration d’une facture de provision, une facture de régularisation, une facture de clôture, une facture pro forma et une facture finale.

Les atouts d’un logiciel de facturation

Les alternatives aux logiciels de facturation présentent plusieurs inconvénients. Elles vous font perdre du temps important dans la gestion des factures, les erreurs de saisie et de calcul sont fréquentes, ce qui pourra compliquer les relations commerciales entre le fournisseur et ses clients. Cela ternit également l’image de l’entreprise. C’est pourquoi il convient d’opter pour un logiciel de facturation professionnel.

En automatisant les procédures administratives (déclaration de TVA) et toute la gestion des clients (l’élaboration des documents pour les clients et pour l’expert-comptable), le logiciel de facturation vous fera gagner un temps considérable. Il permet une mise en page parfaite, et supporte la facturation récurrente et les relances. C’est également un véritable outil de pilotage de trésorerie pour l’entreprise. Plus important encore, il participe à l’amélioration de votre relation avec vos clients en limitant les risques d’erreurs.

En gros, le logiciel de facturation est indispensable en entreprise car il facilite largement son quotidien.

Bien choisir son logiciel de facturation

Il existe plusieurs types de logiciels de facturation. Il faut que vous choisissiez le dispositif répondant le plus à vos besoins. Il est également conseillé de privilégier un logiciel de facturation simple. N’oubliez pas non plus de vérifier l’ergonomie du logiciel (fonctionnalités accessibles rapidement), la personnalisation des documents, le service client de l’éditeur, la sécurité des données de facturation en ligne, la gestion de contacts (elle doit permettre de renseigner toutes les informations essentielles concernant les clients) et le prix.

Logiciel monoposte ou en mode SaaS ?

Les logiciels de facturation se déclinent en logiciel monoposte et en mode SaaS. Le logiciel monoposte garantit une grande sécurité des données. Le coût de l’investissement est facile à mesurer. Vous achetez le logiciel, puis vous l’installez sur votre PC. Mais vous devrez vous occuper de sa mise à jour régulière. D’ailleurs, vous ne pourrez accéder à votre logiciel que depuis votre ordinateur professionnel.

En revanche, le logiciel de facturation en mode SaaS est accessible partout tant qu’il y une connexion internet. Les mises à jour sont réalisées à chaque fois que l’éditeur fait une modification. Souvent, le prix varie en fonction du nombre de salariés.

Pour trouver facilement et rapidement votre futur logiciel de facturation, n’hésitez pas à utiliser un comparateur de logiciels de facturation comme Appvizer. En vous présentant les logiciels fiables sur le marché, il vous aide à repérer celui qui vous convient le plus.

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